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湘潭市住房公积金管理中心实现了档案电子化管理

今年4月,通过招标及建设,公积金中心的档案管理走上了电子化道路。一方面,4月以后收集的相关资料在业务办理时就进行了扫描存档;另一方面,公积金中心分阶段将之前的历史档案进行电子化扫描处理。截至9月底,已扫描保存100万张资料。

“我是今年5月办理的住房公积金提取,想查阅一下相关资料。”10月8日,市民戴先生来到湘潭市住房公积金管理中心(以下简称“公积金中心”),在提供了自己的身份证后,窗口工作人员随即为其调取了提取资料,以供查阅。就是这样一项简单的查询业务,在2019年4月1日之前,需要经过申请、初审、复审、查阅等多个流程,而公积金中心电子档案管理系统自4月份上线后实现了档案电子化管理,大大提升了档案管理水平,档案查询业务流程进一步精简,方便了办事群众。

公积金中心可办理的主要业务包括个人账户管理、缴存、贷款、提取,在实现档案管理电子化之前,这些业务所产生的纸质资料逐年增加,公积金中心用于保存这些资料的库房也需要不断升级和扩大。“纸质资料的保存,关键是要防虫蛀、防损毁、防潮等,我们的库房都经过了专门的设计。”公积金中心档案管理负责人介绍,2010年中心档案室经过升级后达到了湖南省档案规范化管理一级标准,但档案的利用、保管仍依赖人工操作,效果不太理想。

今年4月,通过招标及建设,公积金中心的档案管理走上了电子化道路。一方面,4月以后收集的相关资料在业务办理时就进行了扫描存档;另一方面,公积金中心分阶段将之前的历史档案进行电子化扫描处理。截至9月底,已扫描保存100万张资料。

“电子化的优点不仅在于占用空间小,而且能帮助我们规范日常业务办理,防止漏交资料。更重要的是,方便数据利用。”这位负责人说,档案管理的电子化,是住房公积金综合服务平台建设的重要内容。已经扫描的资料档案如需调取,只需前台窗口向档案室发出电子申请,经过同意后即可调取,这也增加了档案资料的安全性。 

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